Udate: Mit exzellentem Rekrutierungsprozess zu Top-Fachkräften

Aus aktuellem Anlass: Neben vielen Unternehmen suchen auch Behörden und andere Organisationen händeringend nach Fachkräften und die Situation scheint sich eher zuzuspitzen als zu entspannen. Um so erschreckender ist dann oftmals der Blick auf die Rekrutierungsprozesse. Von den Kandidaten werden fast unterreichbare Qualifikationen verlangt und der Auswahlprozess lässt zu wünschen übrig: Bewerber warten ewig auf eine Entscheidung, werden nicht über den Status Ihrer Bewerbung informiert und falls es zu einer Einstellung kommt, kann es manchmal Wochen dauern, bis sie tatsächlich arbeitsfähig sind. In einem internationalen Konzern mussten Mitarbeiter in den ersten 4 Wochen mit Papierterminkalendern arbeiten, so lange dauerte es bis die IT alle notwendigen Berechtigungen erstellt hatte.

Ein gut funktionierender Rekrutierungsprozess wird deshalb zum Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Mitarbeiter. Erstaunlich hierbei ist die oft zu beobachtende Diskrepanz zwischen dem Marketingaufwand bei der Suche nach den besten Kandidaten und dem sich daran anschließenden Bewerbungsprozess. So nach dem Motto: kaum hat der Bewerber sein Interesse bekundet, muss er nicht weiter umworben werden. Die Bewerbung verschwindet in einem dunklen Bewerbungsnirwana und irgendwann  kommt eine Einladung oder die Absage, falls man überhaupt eine Antwort erhält.

Nicht nur augfrund des Fachkräftemangels sollte der Rekrutierungsprozess zur Chefsache im HR werden. Einerseits sind Schnelligkeit und Transparenz wichtige Anforderungen der Bewerber. Nehmen wir mal den Paketversand als Beispiel: warum sollte man nicht online den Status seiner Bewerbung abfragen können? Voraussetzung hierfür ist jedoch ein transparenter Prozesse mit eindeutiger Aufgaben- und Rollenverteilung.

Und auf der anderen Seite werden die internen Mitarbeiter entlastet, wenn der Bewerbungsprozess eindeutig definiert ist und reibungslos abläuft. Der Mehraufwand für schlecht ablaufende Prozesse wird in vielen Fällen garnicht erfasst, das sind die sogenannten „EHDA“ Kosten, die aber die Produktiviät erheblich beeinträchtigen.

Die Herausforderung im Bewerbungsprozess besteht darin, die vielen Schnittstellen – von der IT über die Fachabteilung und HR bis hin zum Management- unter einen Hut zu bringen. Hierzu hat sich die Wertstromanalyse aus dem LEAN Management als Best Practice erwiesen. Diese kann in jedem Unternehmen sofort angewendet werden und setzt keine vorangegangene Einführung von LEAN Management voraus.

Die Durchführung sieht so aus, dass zunächst alle Abteilungen/OEs benannt werden, die eine aktive Rolle im Rekrutierungsprozess spielen. Aus jeder Abteilung werden 1 bis 2 Mitarbeiter für die Wertstromaufnahme ausgewählt. In einem Workshop mit allen Mitarbeitern wird dann der bestehende Rekrutierungsprozess aufgezeichnet. Wichtig dabei ist, dass der Prozess so aufgezeichnet wird, wie er tatsächlich gelebt wird und nicht, wie er sein sollte. Alleine dieser erste Workshop kann sehr hilfreich sein, weil Kollegen oft zum ersten Mal darüber reden, wie sie eigentlich ihre Arbeit machen und was sie dafür brauchen. Es entsteht ein gemeinsamen Verständnis des Gesamtprozesses als Basis für die Erarbeitung eines optimierten Sollprozesses. Das erfolgt in den nächsten Schritten, immer nach der Devise: die Mitarbeiter, die die Arbeiten ausführen, sind die eigentlichen Experten und haben am ehesten Ideen und die Motivation für die weiteren Verbesserungen.

Diese Vorgehensweise mit der Wertstromanalyse führt in der Regel zu erheblich kürzeren Bearbeitungszeiten (30 – 50% mindestens) und einem reduzierten Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter. Der dazu erforderliche  Aufwand  ist relativ überschaubar. In der Regel reichen ca. 4-5 Workshoptage aus für die Ist- Aufnahme und Entwicklung des Sollprozesses. Zusätzlich fallen noch Verbesserungsaufgaben für die Mitarbeiter an. Oft muss auch die IT noch angepasst werden, aber angesichts der möglichen Einsparpotentiale und der damit verbundenen Bindung von Top Kandidaten an das Unternehmen ist der Return of Investment in der Regel sehr schnell erreicht.