Die erschöpfte Arbeitswelt: Wege aus dem Dilemma und Stopp sinnloser Arbeit mit Lean Administration

Die allgemeine Erschöpfung

Mit LEAN Administration gegen Erschöpfung im Büro

Mehr als die Hälfte der Deutschen fühlt sich erschöpft – solche beunruhigenden Nachrichten erreichen uns regelmäßig. Das Beratungsunternehmen Auctority hat auf der Basis von 7.500 Interviews dazu eine Studie erstellt mit recht interessanten Erkenntnissen. Eine der Hauptursachen für Erschöpfung sehen die Befragten in der Arbeitswelt und die Gruppe der Angestellten ist am stärksten betroffen. Nur logisch, dass bei Rentnern dann die Erschöpfung deutlich zurückgeht. Deshalb mit LEAN Administration gegen Erschöpfung und sinnlose Arbeit im Büro

Besonders erschreckend sind zwei Aussagen: Kaum einer der Befragten denkt, dass die Erschöpfung Zeichen für besonders hohe Leistung ist,  d.h. letztendlich powert man sich ohne jeden Grund aus. Und zum anderen glaubt kaum jemand, dass sich in der Zukunft etwas im positiven Sinne verändern wird. Willkommen im Tal der Hoffnungslosigkeit – das sind wirklich keine guten Voraussetzungen für eine gesunde und erfolgreiche Wirtschaftskraft.

Was sind die Folgen für die Zufriedenheit im Beruf?

Neben einem hohen Arbeitspensum ist besonders die sinnlose Arbeit Ursache für Erschöpfungszustände. Es ist also weniger die Menge der Arbeit, die Stress u.ä. verursacht, sondern eher die Art und Weise, wie gearbeitet wird. Warum ist sinnlose Arbeit denn so anstrengend – unabhängig von dem dafür notwendigen Kraftaufwand?

Sinnlose Arbeit bedeutet, keine Kontrolle und Übersicht zu haben. Man arbeitet in ein Nirwana hinein und es fehlt ein Gegenüber, das die eigenen Arbeitsergebnisse benötigt und mit dem ein Austausch stattfindet.  Jede Chance auf Erfolgserlebnisse entfällt, ebenso wie die Möglichkeiten, sich über den Austausch weiterzuentwickeln und zu verbessern. Und das macht doch die Arbeit erst spannend, oder?

Erfolg im Beruf ist eine wichtiger Faktor für Zufriedenheit am Arbeitsplatz, das beweisen eine Reihe von Studien. Sicherlich kann auch jeder nachvollziehen, wie motivierend Lob und Anerkennung am Arbeitsplatz ist und welcher Frust entsteht, wenn Leistungen nicht beachtet oder honoriert werden.

Ursachen für sinnlose Arbeiten

Die Ursachen für sinnlose Arbeit sind in der Regel in der Unternehmensorganisation zu finden. Entweder ist die Arbeit wirklich sinnlos – dann gilt es diese so schnell wie möglich abzuschaffen – oder aber der Mitarbeiter erkennt den Sinn nicht – dann fehlt eine entsprechende Aufgabenbeschreibung, ein Kommunikationskonzept und vielleicht auch der Blick über die Abteilungsgrenzen hinaus. In allen Fällen ist es aber Aufgabe des Unternehmens, hier Abhilfe zu schaffen. Es kann nicht sein, dass Angestellte ihre Freizeit mit Yoga und Achtsamkeitsmediation ausfüllen müssen, um überhaupt den oft sinnlosen Arbeitsalltag aushalten zu können. Auf der anderen Seite kostet die sinnlose Arbeit den Unternehmen sehr viel Geld und reduziert deren Produktivität und Wirtschaftlichkeit. Es ist deshalb kaum nachvollziehbar, dass die Unternehmen hier nicht energischer gegensteuern.

Ein Blick in deutsche Büros bestätigt übrigens immer wieder diese Situation. Da werden Berichte geschrieben, Präsentationen erstellt und Kennzahlen erhoben, ohne das irgendjemand diese benötigt. Nicht ohne Grund bezeichnen die Befragten in den regelmäßig durchgeführten Lean Office Studien fast 30% ihrer Arbeitszeit als Verschwendung.

Besonders in den indirekten Unternehmensbereichen, wo im Wesentlichen mit Informationen gearbeitet wird, ist das Potential für sinnlose Tätigkeiten sehr groß. Logischerweise fällt es in der Fertigung sehr schnell ins Auge, wenn Teile ohne weitere Verwendung produziert werden. Das ist nicht ganz ausgeschlossen, aber schon Lager und Materialkosten setzen hier einen Riegel vor, während in den Büros das oft die EHDA Kosten sind.

Mögliche Handlungsmaßnahmen

Wie kann dem nun entgegen gewirkt werden? Wieder mal sind hier einige Ansätze aus dem Lean Management sehr hilfreich. Ein erster Schritt ist die Ermittlung der Wertschöpfungsanteils aller Tätigkeiten, die im Büro oder in der Fertigung auftreten.

Wertschöpfend sind alle Leistungen und Tätigkeiten, die von einem Kunden – auch dem internen Kunden – benötigt und gebraucht werden. Im Idealfall sind alle Arbeiten, die wir ausführen, wertschöpfend, wobei wertschöpfend hier nicht nur auf externe zahlende Kunden zu beziehen ist. Wertschöpfend sind beispielsweise Formulare von der Personalabteilung, die von den Mitarbeitern genutzt werden. Wie stellt man nun fest, was wertschöpfende Tätigkeiten sind?

1. Analyse der Wertschöpfung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten: Am einfachsten ist es, wenn die Mitarbeiter selber einmal sammeln, welche Aufgaben sie als sinnlos betrachten. Das kann in Form eines Workshops geschehen, alle Themen werden dann gesammelt und geclustert. Eventuell macht es auch Sinn,  den Aufwand, der für diese Tätigkeiten anfällt, grob zu schätzen  – sowohl zeitlich als auch in Kosten umgerechnet. Im nächsten Schritt müsste dann geprüft werden, ob es für diese Tätigkeiten tatsächlich keine Abnehmer gibt  – das ist ja immer das Kriterium für sinnlose Arbeiten. Mit dieser Vorgehensweise werden in der Regel Dinge aufgedeckt, die bereits bekannt sind und bei den Mitarbeitern im Argen lagen.

Eine andere Möglichkeit ist es, die Mitarbeiter bitten mal ein paar Tage ihre Tätigkeiten zu beobachten und bei jeder Aufgabe zu schauen, wer der Empfänger ist, was seine Anforderungen sind und woher diese bekannt sind. Das ist vielleicht etwas mühsamer als ein gemeinsamer Workshop, hier besteht aber auch die Chance, dass sinnlose Tätigkeiten erkannt werden, an die bisher niemand gedacht hatte.

Diese erste Analyse der Wertschöpfung für den Kunden ist übrigens einer der ersten Schritte im Lean Management und Basis für die weiteren Prozessverbesserungen. Das ist ja auch relativ logisch: Selbst die besten Prozesse nutzen nichts, wenn kein Wert für den Kunden geschaffen wird.

Übrigens beinhaltet die Analyse der Wertschöpfung nicht nur die Frage, ob es Abnehmer für die Leistung gibt sondern auch in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt dieser erbracht wird. Was nutzt dem Kunden beispielsweise der schönste Weihnachtsbaum, wenn dieser erst im Frühling geliefert wird… Aber auch Dinge wie beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit von Formularen oder Systemen kann und sollten bei dieser Analyse berücksichtigt werden.

2. Transparente Prozesse mit der Wertstromanalyse

Manchmal werden Tätigkeiten auch als sinnlos bezeichnet, weil der Mitarbeit nicht weiß was mit seiner Arbeit in den nächsten Schritten passiert. Um hier Transparenz zu schaffen, eignet sich wunderbar die Wertstromanalyse, d.h. die gemeinsame Aufnahme und Visualisierung aller Schritte eines Prozesses mit allen Beteiligten Mitarbeitern aus jeder Funktion. Je komplexer die Prozesse sin und je mehr Schnittstellen vorhanden in Form von Abteilungen, Organisationseinheiten, desto deutlicher schafft diese gemeinsame Wertstromaufnahme auch Transparenz und ein Verständnis für die eigenen und die Leistungen der Kollegen. Zusätzlich ist die Wertstromaufnahme auch ein guter Ausgangspunkt für gemeinsame Verbesserungen. Und selbst in Prozessen, die schon sehr gut laufen, kann die Wertstromaufnahme ein ideales Kommunikationsmittel sein um jedem Mitarbeiter Sinn und Zweck seiner Tätigkeiten und Aufgaben vor Augen zu führen.

Fazit

Langfristig wird es sich kein Unternehmen mehr erlauben können, die Mitarbeiter mit sinnlosen Tätigkeiten zur frustrieren und in die Erschöpfung zu treiben. Durch die oben beschriebenen Maßnahmen werden sinnlose Tätigkeiten eliminiert und die Mitarbeiter entlastet. Es handelt sich dabei um relativ einfache Maßnahmen mit großer Wirkung und ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.