Mit exzellentem Rekrutierungsprozess zu Top-Mitarbeitern: keine Absagen mehr von Wunsch Kandidaten wegen umständlicher Bewerbunsprozesse

Fachkräfte sind immer weniger bereit, bei der Jobsuche lang auf die Entscheidung des Unternehmens zu warten. Ein gut funktionierender Rekrutierungsprozess wird deshalb zum Wettbewerbsvorteil im Kampf um die besten Mitarbeiter. Erstaunlich hierbei ist die oft zu beobachtende Diskrepanz zwischen dem Marketingaufwand bei der Suche nach den besten Kandidaten und dem sich daran anschließenden Bewerbungsprozess. So nach dem Motto: kaum hat der Bewerber sein Interesse bekundet, muss er nicht weiter umworben werden. Die Bewerbung verschwindet in einem dunklen Bewerbungsnirwana und irgendwann  kommt eine Einladung oder die Absage, falls man überhaupt eine Antwort erhält.

Gerade angesichts des sich abzeichnenden Fachkräftemangels sollte der Rekrutierungsprozess zur Chefsache im HR werden. Schnelligkeit und Transparenz sind die wichtigsten Anforderungen der Bewerber. Nehmen wir mal den Paketversand als Beispiel: warum sollte man nicht online den Status seiner Bewerbung abfragen können? Voraussetzung hierfür ist jedoch ein transparenter Prozesse mit eindeutiger Aufgaben- und Rollenverteilung.

Die Herausforderung im Bewerbungsprozess besteht darin, die vielen Schnittstellen – von der IT über die Fachabteilung und HR bis hin zum Management-  unter einen Hut zu bringen. Hierzu hat sich als Best Practice die aus dem Lean Management stammende Wertstromanalyse erwiesen. Diese lässt sich in jedem Unternehmen sofort nutzen, es muss keine komplexe Einführung von Lean Management vorausgehen und wird folgendermaßen angewandt:

Zunächst werden alle Abteilungen/OEs benannt, die eine aktive Rolle im Rekrutierungsprozess haben. Aus jeder Abteilung werden 1 bis 2 Mitarbeiter für die Wertstromaufnahme ausgewählt. In einem Workshop mit allen Mitarbeitern wird dann der bestehende Rekrutierungsprozess aufgezeichnet. Wichtig dabei ist, dass der Prozess so aufgezeichnet wird, wie er tatsächlich gelebt wird und nicht, wie er sein sollte. Alleine dieser erste Workshop kann sehr hilfreich sein, weil Kollegen oft zum ersten Mal darüber reden, wie sie eigentlich ihre Arbeit machen und was sie dafür brauchen. Es entsteht ein gemeinsamen Verständnis des Gesamtprozesses als Basis für die Erarbeitung eines optimierten Sollprozesses. Das erfolgt in den nächsten Schritten, immer nach der Devise: die Mitarbeiter, die die Arbeiten ausführen, sind die eigentlichen Experten und haben am ehesten Ideen und die Motivation für die weitere Verbesserungen.

Diese Vorgehensweise mit der Wertstromanalyse führt in der Regel zu erheblich kürzeren Bearbeitungszeiten (30 – 50% sind durchaus üblich) und einem reduzierten Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter. Der dazu erforderliche  Aufwand  ist relativ überschaubar. In der Regel reichen ca. 5 Workshoptage aus, zusätzlich fallen noch Verbesserungsaufgaben für die Mitarbeiter an, eventuell muss auch die IT noch angepasst werden. Angesichts der möglichen Einsparpotentiale und der damit verbundenen Bindung von Top Kandidaten an das Unternehmen ist der Return of Investment aber hier sehr schnell erreicht.