Parte 7: Felice attraverso il decluttering

Ti piace mettere in pausa il tuo lavoro per cercare qualcosa? Quando sfogli armadi e cassetti e loro scoprono tutto, ma di cosa hanno veramente bisogno? Ma anche la ricerca elettronica di documenti e file può richiedere tempo e nervosismo e ci impedisce di lavorare in modo concentrato e fluido (vedi parte 4 della serie). Affrontare cose di cui non abbiamo bisogno non solo ci priva di tempo ed energia, ma può anche metterci a dura prova psicologicamente.

Parte di ogni implementazione lean è la creazione di pulizia e ordine con l’obiettivo che ogni dipendente abbia ciò di cui ha bisogno per il suo lavoro immediatamente e senza doverlo cercare. In realtà è una cosa ovvia, ma tutti sanno che molto tempo viene dedicato alla ricerca dei dati e delle informazioni giuste, soprattutto nell’area dell’ufficio. Il metodo 5S, che originariamente deriva dalla produzione, è molto utile qui. Nell’area ufficio, armadi e altri luoghi di archiviazione, ma anche i dati elettronici, possono essere ottimizzati con esso. In 5 passaggi (quindi 5S!), tutti i file esistenti vengono visualizzati, ordinati i superflui e viene creata una struttura di archiviazione significativa. I passaggi finali riguardano quindi il rendere questa struttura di archiviazione lo standard e garantire che sia costantemente rispettata, mantenuta e ulteriormente sviluppata da tutti i dipendenti. Sembra relativamente semplice, ma è tutt’altro che banale, soprattutto nelle grandi aziende con innumerevoli fonti di dati (basti pensare al tema dei dati anagrafici). Ma aderendo costantemente ai 5 passaggi e coinvolgendo i dipendenti interessati, è infatti possibile ridurre notevolmente i tempi di ricerca e quindi aumentare non solo l’efficienza, ma anche la soddisfazione sul lavoro dei dipendenti.

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