Einstellungen ändern um LEAN Administration erfolgreich einzuführen

Wie können Einstellungen verändert werden?

Die Einführung von Lean Administration erfordert in der Regel Veränderungen bei den Mitarbeitern. Alte Verhaltensmuster und die damit verbundenen  Einstellungen müssen unter Umständen abgelegt oder transformiert werden, damit der Wandel stattfinden kann.

Wie bringt man nun jemanden dazu, seine Einstellungen zu verändern? Meistens nutzen wir Logik und Informationen, um jemanden von etwas zu überzeugen. Damit erreichen wir aber nur einen Bruchteil unserer Zielgruppe, es lohnt sich daher ein Blick auf weitere Möglichkeiten jemanden von etwas Neuem, Anderen oder Ungewohnten zu überzeugen.

1. Überzeugung durch logische Argumente

Die Mitarbeiter durch logische Argumente von der Notwendigkeit der Veränderung zu überzeugen – dieser Weg wird in der Regel in allen Veränderungsprojekten beschritten. Am besten geschieht das im Rahmen eines systematischen Kommunikationskonzeptes (siehe Kapitel Kommunikation), um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter auch tatsächlich verstehen, warum sich überhaupt etwas ändern muss. Und ohne ein Mindestmaß an Unzufriedenheit mit der bisherigen Situation

2. Selbstentdeckendes Lernen

Der Königsweg für jede Veränderung ist es, Mitarbeiter selber Schwachstellen entdecken zu lassen und dazu im Team Verbesserungsmöglichkeiten zu entwickeln. Diese Vorgehensweise ist bekanntlich zentraler Erfolgsfaktor des  Lean Management: die Prozesse werden von den Mitarbeitern selbst analysiert und optimiert. Das Fachwissen der Mitarbeiter wird so optimal genutzt, denn in der Regel sind es die Ausführenden, die die Schwachstellen in ihren Arbeitsabläufen und mögliche Lösungen dafür am besten kennen. Ein weiterer Vorteil ist es, dass die Mitarbeiter in der Regel sehr motiviert sind, die selbst entwickelten Lösungen um zu setzen. Es darf aber nicht unerwähnt bleiben, dass das „entdeckende Lernen“ in vielen Unternehmen heutzutage keine Selbstverständlichkeit ist. Es setzt nämlich voraus, dass die Mitarbeiter Zeit und Gelegenheit bekommen, sich mit ihren eigenen Arbeitsprozessen zu beschäftigen und dabei auch methodisch unterstützt werden. Leider bleibt in der Realität neben dem Tagesgeschäft oft kaum Zeit für das ‚entdeckende Lernen‘, dabei ist das eine der Grundvoraussetzungen für die langfristige und nachhaltige Verbesserung der Arbeitsprozesse.

3. Einstellungsänderung durch Handeln

Oft ist es auch sinnvoll Mitarbeiter dazu bewegen, ein neues Verhalten erst einmal auszuprobieren, selbst wenn diese von der Sinnhaftigkeit noch nicht überzeugt sind. Das kann auf freiwilliger Basis oder durch Anweisungen geschehen. Wenn Mitarbeiter dann merken, dass das neue Verhalten grundsätzlich Sinn macht, wird es auch zu einer Änderung der Einstellung führen. Im Rahmen der Lean Einführung erlebt man das beispielsweise immer wieder bei der Wertstromanalyse. Mitarbeiter, die diese Methode nicht kennen, sind oft voller Skepsis und Misstrauen. Nach einigen Tagen (oft schon bereits nach ein paar Stunden) erkennen sie in der Regel den Nutzen der Methode und ändern dementsprechend auch ihre Einstellung.

Es kann auch hilfreich sein anzubieten, das neue Verhalten nochmals zu überprüfen, falls die Mitarbeiter von der Umsetzung tatsächlich nicht überzeugt sind.

In einem Unternehmen beispielsweise sollte ein zentraler Formularserver eingeführt werden. Es gab eine Reihe von Bedenken, einige Fachabteilungen fühlten sich dabei schlicht übergangen. Man einigte sich zunächst auf eine Pilotphase von drei  Monaten. Nach dieser Phase waren selbst die stärksten Bedenkenträger grundsätzlich überzeugt und wünschten nur noch ein paar abteilungsspezifische Anpassungen, so dass das Projekt sehr erfolgreich umgesetzt werden konnte.

4. Die Gefühle ansprechen

Wie wir es oft in der Werbung erleben,  spielt die emotionale Konditionierung  für unser Verhalten eine weitaus stärke Rolle, als es uns oft bewusst ist. Reize oder Informationen, die wir in einem emotional angenehmen Zustand erhalten, sind deutlich wirkungsvoller, als wenn wir uns in einem neutralen oder negativen Gefühlszustand befinden.

Auch die Lean Einführung verläuft deutlich erfolgreicher, wenn Mitarbeiter  emotional angesprochen, für Lean begeistert, von Lean „gepackt“ werden. Hier ein paar Hinweise und Vorschläge, die relativ einfach umzusetzen sind:

• Die Führungskräfte sollten selber für Lean ‚brennen‘ – wie können ansonsten die Mitarbeiter begeistert werden?
• Sie sollten Mitarbeiter persönlich ansprechen, sich kümmern und sich Zeit nehmen, Erfolge loben – aber auch bei Problemen unterstützen.
• Notwendige Informationen sollten anschaulich aufbereitet und mit Bildmaterial, Videos und eventuell sogar mit Musik untermauert werden. Informationen sollen begeistern und mitreißen.
• Lean oder Kaizen Events zelebrieren und Erfolge feiern.
• Wettbewerbe und Gewinnspiele begeistern Mitarbeiter immer. Beispielsweise in Verbindung mit einer 5S Auditierung.
• Anerkennung, Auszeichnungen, Preise verleihen.
• ……

Der Aufwand für derartige Aktionen sollte selbstverständlich realistisch bleiben, gerade bei einer Lean Einführung hat man ja eher zu wenig Zeit und Ressourcen. Für den mittel- und langfristigen Erfolge und die Nachhaltigkeit zahlt es sich aber auf jeden Fall aus, Mitarbeiter auch über die emotionale Schiene für Lean Administration zu begeistern.

Praxisbeispiel  Umzug

Die Niederlassung eines internationalen Konzerns musste umziehen. Möglichen Reaktionen der Mitarbeiter wurde zunächst nicht viel Aufmerksamkeit geschenkt, da sich die neuen Gebäude nur einige Kilometer vom bisherigen Standort entfernt befanden. Man hatte aber nicht mit der Gefühlslage der Mitarbeiter gerechnet, die äußerst schockiert reagierten. Es gab den alten Standort schon sehr lange, die Mitarbeiter fühlten sich dort sehr wohl und hatten enge Bindungen untereinander aufgebaut. Der erste Fehler war bereits, dass man nur knapp über die Entscheidung informierte, ohne den Kollegen auch die Hintergründe zu erläutern. Es gab dann unendliche  Diskussionen die Hintergründe zu erläutern. Es gab dann unendliche  Diskussionen und man brauchte einiges an Zeit, um die Stimmung wieder anzuheben. Daraufhin hatte eine der Managerinnen eine sehr gute Idee: sie forderte die Mitarbeiter auf, eine große Einweihungsparty zu planen. Daraufhin wurden Aufgaben verteilt und die Vorbereitung organisiert mit dem Ergebnis, dass die Kollegen in die Zukunft schauten und nicht mehr den ursprünglichen Status betrauerten.

5. Der Einfluss der Gruppe

Aus der Familie kennt man die Situation: Die Eltern versuchen, ihre Kinder von etwas zu überzeugen – ohne Erfolg. Dann kommt ein Freund/Bekannter/Lehrer…. mit dem gleichen Vorschlag und plötzlich sind die Kinder Feuer und Flamme. Auch im betrieblichen Umfeld lässt sich der Einfluss von Bezugspersonen nutzen. Botschaften sind besonders wirksam, wenn man dem Sender der Information vertraut, ihn sympathisch findet oder ihm ein hohes Prestige zuschreibt. So funktioniert übrigens ein Großteil der Werbung. Aber auch durch Medien, Presse, Film  und Fernsehen übernehmen wir, zu Großteil unbewusst, Einstellungen und Meinungen.

Auch bei der Lean Implementierung sollten wir Medien nutzen und die Erfolge und Fortschritte aktiv im Unternehmen verbreiten. Werbung für Lean kann niemals schaden. Erfolgreich durchgeführte Lean Projekte sollten beispielsweise auch in anderen Abteilungen präsentiert werden, am besten durch die Mitarbeiter selber. Dadurch entsteht eine zusätzliche Dynamik im Unternehmen und die Verbreitung der Lean Philosophie wird unterstützt. Ein hilfreiches Tool für den reibungslosen und abteilungsübergreifenden Informationsaustausch ist übrigens der A3 Report, besonders wenn dieser im Unternehmen standardmäßig für alle Lean Projekte genutzt wird.

Übrigens sollte man auch überlegen, Personalvertreter oder Betriebsräte aktiv in die Lean Implementierung einzubinden und als Multiplikatoren zu nutzen. Als Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitern sind diese prädestiniert, Mitarbeiter zu informieren, zu überzeugen und für Lean zu begeistern, immer vorausgesetzt natürlich, dass sie selbst von Lean begeistert sind.

Außerdem sollte man auch sämtliche verfügbaren Medien wie Mitarbeiterzeitschriften, Newsletter etc. für die regelmäßige Berichterstattung der Lean Fortschritte nutzen. Es sollte nie vergessen werden, dass Lean Management im Unternehmen vermarktet werden muss, um eine größtmögliche Wirkung zu erzielen.