Wie Unternehmen ihre Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit ruinieren: Die 5 größten Produktivitätskiller oder welche Fehler viele Unternehmen machen

Steigende Kosten, fehlende Mitarbeiter, schwankende Umsätze, sinkende Märkte, bürokratische Anforderungen u.a.  bringen derzeit viele Unternehmen an den Rand der Existenzfähigkeit. Dabei tragen einige Faktoren in den Unternehmen selber zum Verlust von Effizienz und Produktivität bei. Die größten Verluste entstehen durch:

1. Unnötige Tätigkeiten und Doppelarbeit: Diese existieren in JEDEM Unternehmen. Sei es, dass Zahlen erhoben, Statistiken erstellt werden, die keiner benutzt. Oder doppelte Arbeit geleistet wird aufgrund fehlender Abstimmung. Und gerade habe ich erlebt, dass massenweise Berichte ausgedruckt werden, die aufgrund elektronischer Ablagesysteme keiner mehr braucht. Eine kürzliche Untersuchung von Stepstone zeigt auf, dass im Schnitt ein Beschäftigter 8,7 Stunden pro Woche mit unnötigen Aufgaben verbringt. Hochgerechnet sind das fast 50 Tage, mit dieser zusätzlichen Zeit könnte sicherlich der eine oder andere personelle Engpass vermieden werden.
2. Nicht abgestimmte und fließende Prozesse: In vielen Unternehmen fehlt eine schnittstellenübergreifende Betrachtung der wichtigsten Geschäftsprozesse. Gerade an den Übergängen von einer Abteilung zur nächsten entstehen dadurch Informationsverluste, Fehler, Nacharbeit und Rückfragen. Eine systematische Verbesserung der Kernprozesse kann nicht nur die Lieferzeiten erheblich erhöhen, sondern auch die Produktivität der Mitarbeiter um 20 bis 30% erhöhen.
3. Unnötige Besprechungen, Rückfragen und Unterbrechungen liegen verursachen weltweit Kosten in Milliardenhöhe. 40% aller Besprechungen sind nicht zielführend, verursacht durch unklare Themen und die falschen Teilnehmer. Und im Schnitt werden Beschäftigte 14x pro Stunde unterbrochen – und bei geistigen Tätigkeiten braucht man 12 bis 15 Minuten, um da wieder anzuknüpfen, wo man unterbrochen würde. Hier helfen Standards für Besprechungen und eine bessere Planung und Verteilung von Aufgaben. Eine bessere Informationsversorgung sowie Neuverteilung von Aufgaben mit festgelegten Auszeiten, in denen man nicht angesprochen wird, können hier sehr schnell Abhilfe liefern.
4. Die Mitarbeiter werden nicht aktiv in die Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe und Verbesserung ihrer täglichen Aufgaben eingebunden. Dadurch entgeht dem Unternehmen das gesamte Potential an Fachwissen der Mitarbeiter, abgesehen von dem Verlust an Motivation. Oft kennen die beteiligten Mitarbeiter die Schwachstellen und geeigneter Lösungen am besten. Das setzt voraus, dass Rahmenbedingungen für die gemeinsame Verbesserung geschaffen werden und den Mitarbeitern Verantwortung übertragen wird.
5. Unvollständige Digitalisierung: man erlebt immer wieder eine „Teil“ – Digitalisierung in vielen Unternehmen. Da wird in einigen Bereichen eine Software eingesetzt, in anderen Abteilungen aber nicht und zwischendurch kehrt man wieder zum beliebten Excel oder sogar Papier zurück. Dadurch entgehen riesige Optimierungspotentiale – und von dem Einsatz von Chat Bots gar nicht zu sprechen. Und gerade diese bieten eine ungeheure Entlastung von wiederkehrenden Routineaufgaben – man denke an den Aufwand für Rechnungen, Angebote etc. ABER das setzt voraus, dass man vorher klare und transparente Prozesse aufgesetzt hat.

 Natürlich tragen auch andere Faktoren wie Geschäftsmodell, Produktpolitik, Marktauftritt etc. zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei – auch diese Faktoren müssen stimmen. Exzellente Prozesse alleine garantieren nicht die Existenz des Unternehmens. Aber mit der Verbesserung der internen Organisation hat JEDES Unternehmen einen nützlichen und hilfreichen Hebel zur Hand, um seine Leistungsfähigkeit und damit auch Wettbewerbsfähigkeit in erheblichem Maße zu steigern.