Lean Administration – der unterschätzte Managementansatz

In regelmäßigen Abständen tauchen Studien darüber auf, wie viel Verschwendung in deutschen Büros zu finden ist. Neben der  Fraunhofer Lean Office Studie kommt gerade wieder eine Umfrage  unter 110 mittelständischen Unternehmen zu dem Ergebnis, dass  Mitarbeiter mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit nicht-wertschöpfenden Aufgaben verbringen  http://www.techtag.de/business/studie-fuehrungskraefte-verschwenden-wertvolle-ressourcen/

Wenn man diese Zahlen  hört fragt man sich unwillkürlich, was Unternehmen davon abhält, Lean Management einzuführen. Unternehmen, die Lean Management auch in den indirekten Bereichen anwenden, sind nachweislich sehr erfolgreich. Hier ein paar Erfolgsbeispiele aus der Praxis:

Maschinen- und Anlagenbau: Verkürzung der Auftragsabwicklung (Lieferzeiten) um 30%; Reduzierung des Arbeitsaufwandes des Engineerings bei der Angebotserstellung um 45%

Zulieferindustrie: Rückgang von Qualitätsproblemen, Nacharbeit und Reklamationen um 45%

Netzbetreiber/Telekommunikation: 12 Monate Lieferzeit statt 24 Monate

Krankenhäuser: Reduzierung des Verwaltungsaufwandes pro Patient um 35%

Die Liste lässt sich endlos weiterführen. Warum werden diese Potentiale nicht gehoben, obwohl  der Lean Gedanke inzwischen deutlich an Bekanntheit gewonnen hat.? Mögliche Gründe dafür könnten sein:

1. Der Begriff Lean ist teilweise negativ besetzt und wird nicht der Verbesserung der Wertschöpfung, sondern mit dem Abbau von Personal in Verbindung gebracht. Natürlich reduziert sich der Arbeitsaufwand, wenn unnötige Dinge wegfallen. Aber Lean Management ist kein Sanierungs- oder Restrukturierungsprogramm, sondern im Zentrum steht  die Befähigung der Mitarbeiter, selber ihre Abläufe zu verbessern und die Verschwendung in ihren täglichen Aufgaben zu reduzieren. Im Normalfall motiviert es auch die Mitarbeiter, wenn sie mehr Zeit mit sinnvollen Tätigkeiten verbringen können.
2. Lean Management ist kein kurzfristiges Projekt, nach dessen Abschluss man wieder zur Tagesordnung übergeht. Um die Erfolge realisieren zu können, ist eine ganzheitliche Vorgehensweise und langfristige Planung notwendig. Der Aufbau einer Lean Kultur geschieht nicht über Nacht, sondern verlangt Geduld und manchmal auch eine hohe ‚Frustrationstoleranz‘.
3. Lean ist eigentlich Change Management – und jeder weiß, wie schwierig das sein kann.

Um eine Veränderung erfolgreich umzusetzen reicht es nicht, neue Methoden und Techniken einzuführen, sondern die Veränderungsprozesse müssen  organisiert und gesteuert werden. Nicht umsonst heißt es Change ‚Management‘, und oft wird der dazu notwendige Aufwand massiv unterschätzt.

Es bleibt zu hoffen, dass in Zukunft mehr Unternehmen den Weg des Lean Management einschlagen und das nicht erst in Krisenzeiten. Langfristig werden sich deutsche Unternehmen  den hohen Anteil nicht wertschöpfender Arbeiten kaum leisten können.