Amministrazione snella applicata: il processo di reclutamento (parte 2)

Che succede ora? Come dicevo, la registrazione congiunta dell’effettivo processo vissuto prevede già degli ‘effetti aha’: spesso qui si comprende innanzitutto cosa stanno facendo i colleghi e di cosa hanno effettivamente bisogno per il loro lavoro. Ora che il flusso di valore è disponibile, inclusi tutti i problemi come query, interruzioni e così via, puoi iniziare a ottimizzare passo dopo passo.

Si esaminano i singoli errori e si chiariscono le cause del problema. Per domande più complesse si consiglia l’uso del ‘diagramma di Ishikawa’ per poter registrare integralmente tutte le possibili cause del problema. Possibili contromisure vengono quindi sviluppate e implementate sulla base di questa analisi. È importante che le responsabilità siano chiaramente indicate e che i gestori supportino e promuovano il progetto. Un esempio concreto dell’efficacia del metodo:

In un grande ospedale universitario c’è una grave carenza di personale medico e infermieristico. Dall’analisi del processo di assunzione del personale è emerso che dalla ricezione della domanda alla conclusione del contratto di lavoro sono trascorsi in media 9 mesi. Inoltre, nel processo sono stati coinvolti 16 (!) dipartimenti diversi. L’attuale carenza di personale è stata aggravata: la maggior parte dei richiedenti aveva nel frattempo accettato altre offerte. Dopo aver effettuato l’analisi del flusso di valore, la durata del processo di assunzione è stata ridotta di 4 mesi, il numero di dipartimenti coinvolti è stato ridotto a 10 e il carico di lavoro medio per applicazione può essere ridotto del 30%.