Die größten Zeitfresser im Büro und wie Sie schnell Abhilfe schaffen können

Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass in Ihrem Unternehmen viel Zeit mit Aufgaben verbracht werden, die nicht unbedingt notwendig sind? Dann liegen Sie wahrscheinlich richtig – ein Blick in deutsche Büros zeigt gestresste Mitarbeiter, operative Hektik und das Gefühl, trotz ständigem Rotieren nichts geschafft zu haben.

Einige Zahlen belegen das auch: Laut einer Studie von Stepstone verbringen Angestellte im Schnitt ca. 8,7 Stunden pro Woche mit unnötigen Tätigkeiten. Eine andere Untersuchung zeigt, dass sich der Aufwand für nicht zielführende Besprechungen auf über 50 Mrd. Euro pro Jahr beläuft und ähnlich hoch sind die Ausfälle für ständige Unterbrechungen.

Was sind nun die größten Zeitfresser?

1. Unnötige Tätigkeiten: Alles, was nicht zur Steigerung des Kundenwertes (dazu gehören auch interne Kunden) gehört dazu. Leistungen, die erbracht werden, ohne dass es einen Abnehmer gibt.
2. Besprechungen: Wieviel Zeit verbringen Sie in Besprechungen? Schätzungsweise 40% davon sind nicht zielführend. Rechnen Sie einmal hoch, auf wie viele verlorene Arbeitsstunden Sie kommen!
3. Suchzeiten: Wie oft sucht man nach Informationen & Daten? Diese sind oft unvollständig, nicht an der richtigen Stelle verfügbar oder veraltet
4. Unterbrechungen: Im Schnitt wird jeder Angestellt ca. 14 mal pro Stunde unterbrochen. Wenn man die geistige Rüstzeit bedingt, die es braucht um wieder bei der Arbeit weiterzumachen, kann man ungefähr ahnen, welche Produktivitätsverluste damit verbunden sind.
5. Unabgestimmte Prozesse und unzureichende Digitalisierung: sind die größten Produktivitätskiller in den meisten Unternehmen. Prozesse werden nicht schnittstellenübergreifend betrachtet und gelebt – dadurch entstehen erhebliche Verzögerungen und Qualitätsverluste. Und ein Prozess, der nicht von Anfang bis zum Ende transparent abgebildet und optimiert ist, erschwert auch eine erfolgreiche Digitalisierung oder auch den Einsatz von Bots für wiederkehrende Aufgaben.

Wie kann man nun dagegen angehen – besonders vor dem Hintergrund knapper personeller Ressourcen?

Mein Vorschlag: Starten Sie, qualifizieren Sie einen Mitarbeiter und setzten Sie erste Verbesserungen und Entlastungen direkt um. Mit der Qualifizierung zum Manager Lean Administration gelingt genau das. Der Mitarbeiter eignet sich digital die ersten Grundlagen an, dann wird er begleitet bei der Anwendung und Umsetzung der ersten Verbesserungen.

Konkret sind das die folgenden Schritte:

1. Analyse aller Tätigkeiten hinsichtlich der Kundenanforderungen mit der Kundenwertanalyse. Dabei werden unnötige Leistungen relativ schnell identifiziert und können gestrichen werden – das führt schnell zur ersten Entlastung.
2. Suche nach Verschwendung mit den Verschwendungsarten von Toyota: Alle Mitarbeiter werden aufgefordert, alle überlfüssigen Tätigkeiten in ihrem Tagesablauf zu benennen. Das erfordert oft ein Umdenken, weil man sich oft an die „Verschwendung“ gewöhnt hat. Ziel ist es, die Mitarbeiter Schritt für Schritt zu sensibilisieren, Verschwendung sehen zu lernen.
3. Analyse aller Besprechungen und Einführung von Standards für deren Durchführung: Damit können Sie auch relativ schnell Zeit gewinnen, denn in fast jedem Unternehmen werden Besprechungen abgehalten, die nicht zielführend oder mit den richtigen Teilnehmern besetzt sind. Vorsichtig geschätzt können Sie so den Aufwand um mindestens 30% verkürzen.
4. Analyse der Kernprozesse: Durch eine Analyse und Optimierung der wichtigsten Prozesse werden weitere, erhebliche Optimierungspotentiale sichtbar. Im Idealfall zieht man dazu Mitarbeiter aus allen beteiligten Funktionen heran, um Transparenz zu schaffen und mögliche Lösungen zu entwickeln.
5. Übertragung von Verantwortung auf die Mitarbeiter: je mehr Sie die betroffenen Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess einbinden, desto erfolgreicher wird dieser verlaufen. Denn jeder Mitarbeiter ist Fachmann auf seinem Gebiet und kann am besten Lösungen für Probleme entwickeln. Das ist zugegebener Maaßen ein etwas längerer Prozesse – gerade in sehr hierarchisch organisierten Unternehmen und erfordert manchmal auch ein Umdenken bei den Führungskräften.

Mit diesen Schritten wird es Ihnen bereits gelingen, einen Großteil der Zeitfresser auszuschalten. Und wie Sie sehen – der Aufwand ist überschaubar und wird durch schnelle Entlastungen auf jeden Fall wieder wettgemacht!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und alles Gute bei der Umsetzung!