Best Practice: Erfolgreicher Einstieg in die Digitalisierung mit Lean Administration

Die konsequente Umsetzung der Lean Management Prinzipien hat sich inzwischen als Best Practice für eine erfolgreiche Digitalisierung erwiesen. Es sind dabei die folgenden Merkmale, die zum Erfolg der Digitalisierung beitragen:
1. Kundenorientierung: Jede Lean Einführung beginnt mit der konsequenten Klärung des Kundenbedarfs, um jegliche Verschwendung in Form nicht nachgefragter Leistungen zu vermeiden. Da es bei der Digitalisierung in erster Linie darum geht, wie Leistungen effizienter erstellt werden können, ist eine genaue Auftragsklärung im Vorfeld wichtig um zu vermeiden, dass Prozesse digitalisiert werden, für die es keine Abnehmer gibt.
2. Orientierung am Wertstrom: Im Lean Management werden alle Leistungen und Prozesse mittels der Wertstromanalyse aufgenommen und zwar so, wie sie tatsächlich gelebt werden. Dazu werden die Mitarbeiter eingebunden, die tatsächlich die Prozesse abwickeln.
3. Wertstromdesign: Mit dem Wertstromdesign werden die aufgenommen Prozesse systematisch verbessert und Verschwendung eliminiert. So entsteht ein optimaler Prozess als Basis für die Verlagerung von Leistungen auf IT Systeme.
4. Null Fehler und Qualität: Der optimierte Prozess wird kontinuierlich verbessert und Fehler werden reduziert. Dadurch entstehen digitale Prozess von hoher Qualität.
5. Schnittstellenanalyse: Mit der Wertstromanalyse werden Prozesse funktionsübergreifend analysiert und verbessert. Dadurch entsteht eine ganzheitliche Sicht auf die vorhandenen Schnittstellen. So wird vermieden, dass zwar Teilprozesse digitalisiert, die Schnittstellen aber nicht ausreichend betrachtet werden.
6. Einbindung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter analysieren und verbessern selbst ihre Prozesse. Die Akzeptanz für diese Prozesse ist entsprechend hoch. Es ist zu erwarten, dass nach der Digitalisierung die Prozesse durch die Mitarbeiter gelebt werden, die beste Voraussetzung für einen erfolgreichen Change Prozess.
In vielen Unternehmen ist zu beobachten, dass zwar Teilprozesse erfolgreich digitalisiert sind, die Synchronisierung dieser Teilprozesse aber noch zu wünschen übrig lässt. Dadurch werden mögliche Einspareffekte der Teil-Digitalisierung wieder aufgehoben, was durch eine systematische Anwendung der Lean Prinzipien verhindert werden kann.