Auf der Suche nach den Fachkräften: Warum der Bewerbungsprozess stimmen muss, damit interessante Bewerber nicht bei der Konkurrenz landen

Vom Mangel an Fachkräften sind nach wie vor eine Reihe von Branchen betroffen, mit dem Ergebnis, das Projekte nicht ausgeführt und Wachstum verhindert wird. Die Anzahl interessanter Bewerber kann natürlich niemand erhöhen, aber leider sorgt in vielen Unternehmen ein sehr schlechter Rekrutierungsprozess dafür, dass interessante Kandidaten abspringen und Angebote konkurrierender Unternehmen annehmen.

Mich wundert es immer wieder, wie viel Aufwand Unternehmen in das Marketing stecken, um interessante Kandidaten zu einer Bewerbung zu bewegen – aber sobald die Bewerbungen eingehen, landen diese in einem „Bewerbungsnirwana“ landet, d.h. der Bewerber hört nichts mehr und wartet Wochen oder sogar Monate auf eine Antwort.

Dabei wäre es doch so einfach, einen transparenten und schnellen Rekrutierungs-prozess aufzusetzen. Als Beispiel sollte man den Paketversand nehmen: sobald die Sendung eingeliefert wird, erhält man ein Ticket mit Nummer, und kann so nachverfolgen, wo man im Prozess steht. Warum nutzen wir das nicht auch für Bewerbungsprozesse?

Technisch ist das kein Problem, über entsprechende Workflows verfügt wohl jedes Unternehmen. ABER: das setzt voraus, dass ein transparenter und reibungsloser Bewerbungsprozess im Unternehmen vorhanden ist. Und da liegt in der Regel der Engpass. In vielen Unternehmen gibt es einen „gewachsenen“ Bewerbungsprozess, der nicht überprüft und optimal gestaltet wird.

Einen gut funktionierenden Bewerbungsprozess aufzusetzen, gelingt mit wenig Aufwand. Sie brauchen dazu einige Workshoptage, ein Aufwand, der sich auf jeden Fall lohnt. Sehr gut eignet sich dafür die Wertstromanalyse aus dem Lean Management, mit der folgendermaßen vorgehen können:

Schritt 1: zunächst wird der aktuelle Rekrutierungsprozess in einem Workshop aufgenommen und abgebildet, an dem Workshop sollten Vertreter aus allen Abteilungen, die mit der Bewerbung zu tun haben, teilnehmen. Neben HR sind das üblicherweise die Fachabteilungen, IT, Verwaltung etc. In dem Workshop wird der aktuelle Ablauf abgebildet und alle auftauchenden Probleme dokumentiert.

Schritt 2: Dann werden alle dokumentierten Probleme analysiert und Lösungen dafür entwickelt. Denn: ein optimaler Prozess kann nur entstehen, wenn alle zugrunde liegenden Störungen abgearbeitet werden. Hier kommen verschiedene Problemlösungstechniken zum Einsatz.

Schritt 3: Als nächstes wird auf Basis der gelösten Probleme ein Sollprozess entwickelt und visualisiert. Anhand von Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Störungen, Aufwand etc. wird das Potential ersichtlich, das mit dem neuen Prozess verbunden ist.

Schritt 4: Nun muss der Rollout der Maßnahmen geplant werden, wichtig dabei ist, dass für alle Maßnahmen die Verantwortlichkeit und ein Termin festgelegt wird. Damit kann die Umsetzung der Maßnahmen gesteuert und kontrolliert werden.

Schritt 5: Der neue Prozess muss nun allen Beteiligten kommuniziert werden. Auch ist darüber zu entscheiden, mit welcher Software die Digitalisierung erfolgen soll.

Schritt 6: Zur Sicherung der Nachhaltigkeit sind Kennzahlen festzulegen und ein Prozessverantwortlicher zu benennen. Nur so gelingt es, die Verbesserungen langfristig aufrecht zu erhalten und weiterzuentwickeln.

FAZIT: Einen gut funktionierenden Rekrutierungsprozess zu implementieren geht mit überschaubarem Aufwand. Es darf dabei aber niemals vergessen werden, dass hinter jeder Prozessoptimierung Mitarbeiter stehen, die diesen Prozess anwenden und leben müssen – selbst wenn der Prozess digitalisiert worden ist.