Restrukturierung eines Unternehmens oder einzelner Unternehmensbereiche: Wie mit Lean Management eine Restrukturierung erfolgreich und zeitnah umgesetzt werden kann

Viele Unternehmen stehen zur Zeit vor extremen Herausforderungen mit Abbau von Personal oder Schließungen und Zusammenlegung ganzer Unternehmensbereiche als Folge. Eine systematische und schnelle Restrukturierung ist in diesen Fällen angesagt um den Verlust von Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz zu vermeiden.

Mit den Methoden aus dem Lean Management lässt sich effektiv und nachhaltig eine Restrukturierung durchführen, so dass die operativen Abläufe schnell und reibungslos wieder funktionieren und mögliche Verluste überschaubar bleiben.

Grundlage dazu ist eine systematische Vorgehensweise mit den folgenden Punkten:

1. Analyse der Aufgaben in den weggefallenen Unternehmensbereichen

Zunächst sollten alle Aufgaben und Prozesse aufgelistet werden, die in den geschlossenen Bereichen angefallen sind. Dazu empfiehlt sich ein gründlicher Check: Welche Aufgaben & Prozesse werden nach wie vor benötigt – was kann entfallen? Oft werden so viele überflüssige und doppelte Tätigkeiten identifiziert und es kann durch den Wegfall schnelle Entlastung geschaffen werden.

2. Übersicht über weiterhin auszuführende Prozesse und Tätigkeiten erstellen

Alle Aufgaben, die jetzt von den verbleibenden Mitarbeiter und Abteilungen übernommen werden müssen, sollten transparent aufgelistet und entschieden werden, wo diese Aufgaben in Zukunft angesiedelt sein sollen. Dabei bietet sich natürlich an, diese Aufgaben auf ähnliche Prozesse oder Tätigkeiten zu verteilen.

3. Abbildung der Prozesse für die neuen Aufgaben

Die Prozesse zur Abwicklung dieser Aufgaben sollten transparent abgebildet und allen betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Die Wertstromanalyse mit der Schwimmbahndarstellung ist dazu das Richtige Tool – und idealerweise bindet man die Mitarbeiter ein, die in Zukunft dieser Prozesse durchführen sollen. An komplexeren Schnittstellen empfiehlt es sich, klare Standard Procedures festzulegen und zu dokumentieren, so dass jeder Beteiligte genau weiß, was zu tun ist.

4. Klare Rollen und Aufgabenverteilung

Auf dieser Basis können die genauen Aufgaben und Rollen verteilt werden. Hier muss natürlich auch geprüft werden, ob es in einzelnen Rollen Überlastung gibt. Ansonsten ist mit späteren Engpässen und dadurch Verzögerungen zu rechnen.

Diese Schritte sollten auf jeden Fall eingehalten werden. Ein fehlendes Konzept ist der größte Fehler nach einer Restrukturierung – ohne Planung versuchen vielleicht die verbleibenden Mitarbeiter die neuen Aufgaben „Irgendwie“ abzuarbeiten, aber das führt 1. Zu einer schlechten Leistung und 2. Zur Demotivation und Stress bei den Mitarbeitern mit der Folge größerer Ausfälle, sei es durch Krankheit und Verlassen des Unternehmens von Leistungsträgern.

Der notwendige Aufwand:

Mich überrascht es immer wieder, wie oft ein klares Konzept für die Restrukturierung fehlt. Die beschriebenen Punkte sind alles kein Hexenwerk und der dafür notwenige Aufwand ist überschaubar. Je nach Unternehmensgröße sind diese Aufgaben in einigen Wochen, spätestens nach 2 – 3 Monaten abgearbeitet und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen.

Benötigt werden Ressourcen der Mitarbeiter für einige Workshops und ein erfahrener Moderator. Falls es im Unternehmen keine Stabsfunktion für derartige Aufgaben gibt, wäre eine externe Unterstützung zu bevorzugen aufgrund der Neutralität und Unvorein-genommenheit.

Steht in Ihrem Unternehmen eine Restrukturierung an? Dann sorgen Sie für eine schnelle Wiederaufnahme des operativen Alltags durch ein sinnvolles Konzept mit den oben beschriebenen Aufgaben!