Wie Sie die Leistungsfähigkeit erhalten, auch wenn Stellen abgebaut oder verlagert werden.

Wenn Ihr Unternehmen vom Stellenabbau betroffen ist oder Sie Aufgaben an andere Standorte verlagern wollen, müssen Sie transparente und einfache Prozesse implementieren, um Ihre Leistungsfähigkeit zu erhalten. Das gelingt, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Identifizieren Sie genau den Kundenbedarf: Das ist einer der wichtigsten Schritte, um Komplexität abzubauen. Als erstes muss genau ermittelt werden, was der Kunde tatsächlich Hier gilt es, sich nicht auf ein „Gefühl“ zu verlassen, sondern tatsächlich in den Austausch mit dem Kunden zu gehen, um zu verstehen, welchen Zweck er mit einem Produkt oder einer Dienstleistung erfüllen will. Und das ist oft nicht genau das Produkt, was der Kunde im ersten Anlauf meint zu brauchen. Deshalb ist diese Analyse so wichtig und sorgt dafür, dass ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit erreicht wird.
2. Streichen Sie alle Leistungen, die Sie zusätzlich dem Kunden „mitliefern“, ohne dass er diese tatsächlich angefordert hat und bezahlt. Oft erhalten Kunden mit einem komplexen Produkt alle möglichen kostenfreien Zusatzleistungen – dazu sagt kein Kunde nein. Aber es entlastet Ihre Prozesse, wenn Sie alle diese Zusatzleistungen einmal auf den Prüfstand stellen und Sie reduzieren Ihre Komplexität.
3. Sorgen Sie für transparente und verschwendungsfreie Prozesse. Das gelingt sehr gut mit der Wertstromanalyse aus dem Lean Management. Dazu nehmen Sie die Prozess mit einer Auswahl vom Mitarbeitern aus allen beteiligten Funktionen auf. Und zwar im ersten Schritt, wie die Prozesse tatsächlich gelebt Auf dieser Basis werden alle Probleme und Störungen in dem Prozess sichtbar und können im nächsten Schritt behoben werden.
4. Überprüfen Sie Ihre Daten und Informationen. Erfahrungsgemäß laufen viele Prozesse nicht reibungslos, weil die zugrunde liegenden Daten und Informationen unvollständig, veraltet und nicht an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen. Das gilt besonders auch für die indirekten Unternehmensbereiche, hier können durch eine klare und saubere Informationsversorgung erhebliche Optimierungspotentiale gehoben werden.
5. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter aktiv ein in die Verbesserungen! Mit dem Tool der Wertstromanalyse wird das erreicht – und sogar wenn es Top Down Vorgaben bezüglich der Prozesse gibt, lassen Sie die Lösungen von den Mitarbeitern erarbeiten. Denn die ausführenden Mitarbeiter sind diejenigen, die am besten wissen, welche Hebel zur Optimierung eingesetzt werden können. Und über das „Change Management“ müssen Sie sich in diesem Fall auch keine Sorgen machen, denn in der Regel setzen Mitarbeiter gerne die Dinge um, die sie selber entwickelt haben.
6. Sorgen Sie für eine kontinuierliche Überprüfung und Weiterentwicklung der optimierten Prozesse! Benennen Sie Prozessverantwortliche und nutzen Sie Kennzahlen, die sich aus den Zielen ableiten, die Sie mit der Prozessverbesserung erreichen wollen. Schaffen Sie organisatorische Rahmenbedingungen (z.b. Shopfloor oder Officefloor Management, Regelmeetings, Reviews, Assessments etc.) durch die gewährleistet wird, das weiter an der Verbesserung gearbeitet wird. Denn einen Prozess einmal zu verbessern – das gelingt in jedem Unternehmen. Aber die Kunst besteht darin, diese Prozessverbesserungen langfristig weiter zu entwickeln, um alle vorhanden Optimierungspotentiale tatsächlich auszuschöpfen. Das wird sich auf jeden Fall in der Belastung der Mitarbeiter und Kostenstruktur bemerkbar machen.

Und die gute Nachricht ist, dass das alles mit einem überschaubaren Aufwand gelingt, der in keiner Relation zu den möglichen Optimierungspotentialen steht.

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