Lean Administration – l’approccio gestionale sottovalutato

A intervalli regolari compaiono studi sulla quantità di rifiuti che si possono trovare negli uffici tedeschi. Oltre allo studio  Fraunhofer Lean Office, un altro sondaggio tra 110 aziende di medie dimensioni giunge alla conclusione che i dipendenti trascorrono oltre il 40% dell’orario di lavoro in attività senza valore aggiunto  http://www.techtag.de/business/studie-fuehrungskraefte-verschwenden-wertvolle-ressourcen/

Quando senti questi numeri, non puoi fare a meno di chiederti cosa impedisce alle aziende di adottare una gestione snella. Le aziende che applicano la gestione snella anche nelle aree indirette hanno dimostrato di avere molto successo. Ecco alcuni esempi di successo dalla pratica:

Meccanica e impiantistica: Riduzione del 30% dell’evasione degli ordini (tempi di consegna); Riduzione del 45% del carico di lavoro dell’ingegneria in fase di preparazione dell’offerta

Industria dei fornitori: Diminuzione dei problemi di qualità, rilavorazioni e reclami del 45%

Operatore di rete/telecomunicazioni: tempo di consegna di 12 mesi invece di 24 mesi

Ospedali: Riduzione dello sforzo amministrativo per paziente del 35%

L’elenco può essere continuato all’infinito. Perché questo potenziale non viene sfruttato, sebbene l’idea snella sia diventata molto più nota? Possibili ragioni potrebbero essere:

1. Il termine “snello” a volte ha connotazioni negative e non è associato al miglioramento della creazione di valore, ma alla riduzione del personale. Naturalmente, la quantità di lavoro si riduce se si eliminano le cose non necessarie. Ma la gestione snella non è un programma di riorganizzazione o ristrutturazione, ma l’obiettivo è consentire ai dipendenti di migliorare i propri processi e ridurre gli sprechi nelle attività quotidiane. Normalmente, motiva anche i dipendenti se possono dedicare più tempo ad attività significative.
2. La gestione snella non è un progetto a breve termine, dopo il quale puoi tornare a lavorare come al solito. Per essere in grado di raggiungere il successo, sono necessari un approccio olistico e una pianificazione a lungo termine. Costruire una cultura snella non avviene dall’oggi al domani, ma richiede pazienza e talvolta un’elevata “tolleranza alla frustrazione”.
3. Lean è in realtà la gestione del cambiamento e tutti sanno quanto può essere difficile.

Per attuare con successo un cambiamento, non è sufficiente introdurre nuovi metodi e tecniche, ma i processi di cambiamento devono essere organizzati e controllati. Non per niente si chiama “gestione” del cambiamento e lo sforzo richiesto per questo è spesso enormemente sottovalutato.

È auspicabile che in futuro sempre più aziende intraprendano la strada del lean management e non solo in tempi di crisi. A lungo termine, le aziende tedesche difficilmente potranno permettersi l’elevata percentuale di lavoro che non aggiunge valore.